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干部工作
[调查研究]昆明市干部人事档案目标管理工作实践
发布时间:2005-11-28 15:09来源:

 

中共昆明市委组织部信息中心

1996年,中组部制定了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》,将目标管理引入干部人事档案工作。目标管理是通过目标网络,层层分解下达目标,使任务到人、责任到岗的一种管理方法,与传统管理方法相比,具有权力责任明确、强调人员参与、注重实际结果等优点,是一种被实践证明了的行之有效的现代管理方法。全面推行干部人事档案工作目标管理以来,中共昆明市委组织部在中组部及省委组织部领导、关心和指导下,统筹规划,科学管理,全市干部人事档案目标管理工作取得了很大进展。从几年来推行的实践经验看,实行干部人事档案目标管理工作,极大地提高了干部人事档案管理水平和工作效率,为干部工作提供了及时、准确的信息服务,增强了干部工作的主动性和预见性,推进了干部人事档案工作的规范化、制度化和科学化。

一、基本做法

1、抓住重点,加速推进。在开展干部人事档案目标管理工作之前,全市的干部人事档案工作发展很不平衡,干部人事档案在管理上存在着很多不规范性,例如档案管理力度不够、管理人员对业务不熟悉、档案材料收集不齐全、档案立卷整理不规范等。我们意识到,要发挥好干部人事档案在干部管理中的作用,必须加快推进干部人事档案目标管理工作,使全市的干部人事档案统一标准,规范管理。为此,我们首先从理清思路抓起。根据《干部档案工作条例》的规定,结合实际,我们提出了“抓重点,促推进;抓落实,促规范;抓考核,促整改”的工作思路,把14()区委组织部作为全市干部人事档案目标管理工作的重点,以此为突破口,推进全市的干部人事档案目标工作。为此,建立了目标责任制,将升级达标工作列入县()区“云岭先锋”工程建设目标责任书进行考核,坚持年度目标有内容、年度考核有项目,做到年头有计划、年中有督查、年末有评比。具体实施中按照能够量化、具有较强操作性的原则,制定了《干部人事档案目标管理单位抽查评估表》,定期对各县()区委组织部的干部人事档案工作进行量化评估,切实加强各级组织部门的目标管理进程,从而以点带面,促进其它单位的达标工作,整体加速推进我市干部人事档案目标管理。

2、深入基层,解决问题。为了切实摸清家底,掌握全市干部人事档案的实际情况,我们加强了基础调研工作,多次深入各管档单位实地检查,2003年以来下基层调研共40余次,掌握了第一手资料,并对基层各单位的实际情况有了切身感受。2004上半年,制作并下发了《昆明市干部人事档案管档单位及管档人员信息调查表》,对全市干部人事档案工作现状进行了调查,彻底摸清底数,对全市应该达标但还没有达标的管档单位进行了统计和分析,按照不同的情况制定不同的措施推进目标管理。对于基础好,条件成熟的单位,加强工作联系和业务指导,促其加紧申报达标;对基础比较薄弱,档案工作相对还比较落后的单位,从统一思想认识到申报达标,自始至终都给予关注和支持,在档案基础设施建设上,努力给予帮助,促使加强档案软硬件的建设。近几年来,共支持经济困难的基层管档单位经费10万余元,干部人事档案管理软件2套,档案箱柜261个,新式档案盒400个,不干胶卷脊3000余条,散件袋700个、干部档案管理卡3000张,有力地帮助了基层管档单位顺利开展工作。

3、总结典型,推广经验。20025月晋宁县委组织部经过一年多的艰苦努力,顺利通过了省委组织部的检查验收,成为全省县级组织部首家达到干部档案管理一级标准的单位。我们以此为契机,在晋宁县召开全市干部人事档案目标管理现场会,总结经验,推广典型,收到了很好的效果。20043月,省委组织部在干部人事档案业务管理培训中,选择我市宜良县委组织部作为实地参观考察单位,我们抓住时机,积极与其他地州市进行业务交流,引导昆明各管档单位不断学习、借鉴别人在干部人事档案管理中成功的经验和做法,以巩固成绩,改进不足。几年来,我们一直坚持示范带动,典型引路,采取上下联动、左右互动的做法,加强各管档单位之间的相互学习和交流,并通过《组工简报》、《组工信息》等载体,对干部档案的审核、各单位目标管理达标情况进行宣传报道,积极介绍好的做法和经验,加强对干部人事档案工作的宣传,营造一个良好的干部人事档案工作氛围,不断促进全市各单位全面抓好干部档案工作。

4、指导有力,落实有序。我们采取电话指导、经验交流、上门培训、参观考察、手把手传授等多种形式,对各达标单位的干部档案工作情况进行指导,全市14()区平均每家6次以上,全市部委办局各单位也进行了数十次的指导。一是优化管档意识,在硬件建设上上档次。实现干部人事档案管理制度化、规范化、科学化,硬件建设是基础。全市各管档单位,尤其是各县()区下属管档单位,由于经济水平的不同,档案基础建设水平参差不齐,目标管理工作缺乏必要的物质基础。我们从抓好管档单位的管档意识入手,从横向、纵向方面进行对比,促使各管档单位加大投入,改善设施,确保干部档案工作基础建设。二是规范档案管理,在软件维护上上水平。为切实提高干档案工作质量,真正把干部档案目标工作抓细、抓实、抓好,我们在指导过程中,坚持“高标准、严要求”的原则,在干部档案的规范化、科学化管理上下功夫,重点抓规章制度健全,抓档案内容充实,抓管理手段的升级。例如,2003年为迎接中组部《条例》检查,帮助禄劝县委组织部对所管229卷,科级干部档案进行了系统的分类、整理和装订,提高了他们的规划化管理水平。在全市干部人事档案审核中,针对各管档单位普遍存在的一些问题,我们及时制定了《昆明市干部人事档案审核细则》、《昆明市干部人事档案收集整理规定》等制度,规范各单位的业务管理,推进干部人事档案工作的制度化建设。2004年上半年,我们举办了“2004年昆明市干部人事档案管理暨干部人事档案管理系统培训班”,对全市65家管档500卷左右的单位的70余名管档人员进行了培训,提高了管档人员的专业知识和业务素质,对于干部人事档案管理系统软件的推广使用也起到了积极作用。

截止目前,全省共有17家管档单位的干部人事档案管理工作通过了中组部一级标准审批,昆明市占了12家,其中晋宁县人事局、官渡区公安分局、石林县教育局等3家单位分别成为全省人事、公安、教育系统第一家达一级标的县级单位;另有4家单位已通过了省委组织部一级标验收,待中组部审批;其余管档卷数在500卷以上单位的升级达标工作都在不同的进展阶段,全市干部人事档案目标管理工作取得了阶段性成果。

二、主要特点

经过近几年的艰辛探索和实践,昆明市的干部人事档案目标管理工作不断步入正轨,逐渐走出了一条创新、发展的路子,总结起来主要有以下特点:

1、领导重视。做好干部档案目标管理工作领导重视是保证。我市干部人事档案达标单位,把干部档案工作列入重要议事日程,采取切实有效的措施。一是建立组织,形成合力,为了从组织上保证档案工作顺利开展,成立了专门的工作机构,负责对干部档案目标管理工作的组织领导。二是针对实际,制定目标。结合实际情况,研究制定干部人事档案工作规划,对档案工作提出了具体的工作目标。三是加大投入,改善设施,从经费上保证投入,凡是工作上需要的经费,都给予支持,保证硬件设施符合达标要求。

2、精心组织。为保质保量地做好干部人事档案目标管理工作,促使档案达标工作真正落到实处,各达标单位领导经常听取干部人事档案工作的情况汇报,切实研究解决有关问题,并就如何做好干部人事档案目标管理工作提出要求,争取有力措施:一是结合本单位干部人事档案管理的现状,进行积极的研究分析,采取强抽人,抽强人的办法,抽调思想素质过硬,业务能力强,有一定档案管理业务基础的同志,集中时间,集中地点,集中人员参与档案整理工作。三是加强业务培训,采取“请进来、走出去”,“以学代干、以干代训”的方法,将抽调人员分期分批送到市委组织部进行实际操作业务培训,并在工作中适时请市委组织部信息中心的同志到现场进行业务指导,有效地提高档案整理的效率和质量。四是明确职责,实行分工负责制。将在职的干部人事档案责任到人,明确时限,包干负责进行审核、整理、裱糊、装订,确保档案达标工作按时、按质、按量完成。

3、整理规范。为切实提高干部档案质量,在材料的收集鉴别、整理装订等方面始终坚持高标准、严要求,切实把好“四关”:收集、鉴别、分类和装订,达到了“分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。在档案材料的收集上强调一个“全”字,在档案材料的鉴定上做到一个“细”字,在档案材料的分类上抓一个“准”字,在档案材料的装订上力求一个“美”字。

4、立足为用。实现干部人事档案信息化管理,是党的组织部门改进干部管理方法,提高工作效率和服务质量的重要手段,是推进干部管理的科学化、规范化、制度化建设的重要标志。各单位从组织工作适应现代化建设发展要求的高度认识干部人事档案信息化管理的重要性,力求在创新实用上下功夫,一是把整理装订好的档案分类用扫描仪扫描到计算机中,建立档案信息库。二是使用了省委组织部推广的“干部人事档案管理系统”软件,使干部档案名册、索引、目录、转递通知单、查()阅信息等统计核对工作全部实现计算机辅助管理,实现干部档案计算机信息化管理。

三、几点思考

近年来,随着现代新昆明建设不断向纵深推进,我市的干部人事制度改革正在不断深入,公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断涌现,干部的竞争择优和正常流动机制正在形成,带给干部人事档案工作许多新的变化。要适应这些变化和发展,干部人事档案工作必须求真务实,开拓进取,形成与之配套的管理模式,为全市的干部工作提供有力的信息支持。

1、适应干部人事制度改革,进一步加强干部人事档案管理。一是要进一步理顺档案管理体制。在强调按隶属关系管理的基础上,突出职能管理,组织部门承担对档案工作牵头抓总,负责档案工作的管理督查和业务指导,同时,具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案;人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理;人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理;劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理,从而建立起齐抓共管、相互协调的干部人事档案管理体系,不断探索和研究社会主义市场经济条件下干部人事档案管理的新模式。二是要不断健全档案管理制度。适应不断发展的新形势,对现行的档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等应进行完善,同时,针对体制改革、人员流动等新情况、新问题,制定一些新的制度。如:下岗和再就业人员档案管理制度、分流人员档案管理制度、回归待业人员档案管理制度等,通过这些制度的完善,不断提高档案管理水平。三是要进一步完善档案管理内容。要紧紧围绕干部工作大局,提高干部档案的利用价值,在收集干部基本情况的基础上,建立干部工作业绩档案、干部能力档案、干部认可档案等,通过这些内容,把档案建设成为反映干部面貌的镜子,记录干部成长的录像,以便于组织对干部进行全面了解,使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。

2、加大信息资源开发,加快档案工作信息化建设。一是完善干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理。要在原有基础上,全面利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将干部档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使干部档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时,档案的数据系统建成后,不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息,而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息,一是干部基本情况发生变化时,可以随时准确地将最新信息录入微机,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性,为干部工作的信息化奠定基础。二是建立干部人事档案网络化管理体系,实施干部人事档案的分级管理。按管理权限,以解决好使用权和管理权为突破口,坚持谁管理谁负责,逐层逐级建立干部人事档案局域网,严格按管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护,通过局域网之间的相互联结,实行干部档案的网络化管理,从而保证各级领导干部根据不同的工作需要,随时调阅所需档案资料,提高信息利用的效率。三是建立干部个人电子档案系统,实施干部人事档案自动化管理。适应人才柔性流动的需求,为便于档案的查阅流转,可以将干部个人中能够公开部分的内容制成电子档案,由主管部门制作并负责维护更改,电子档案个人持有,用人单位只能阅读无法更改,从而进一步减轻档案工作的工作量,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏,并有效地减少弃档、“死”档和无档现象。

3、拓宽服务领域,强化服务效能,发挥干部人事档案作用。为干部人事工作服务,是干部人事档案工作的根本目的,必须进一步增强服务意识,及时根据干部人事工作和其它中心工作的需要,主动参与,超前服务。一是发挥好干部人事档案的历史作用。干部档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映,是做好干部工作不可缺少的基础材料。管档部门要充分发挥档案的历史效能,坚持以档案为基准,以历史材料为依据,对照政策,认真核对,及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息,为正确解决问题提供第一手资料。二是发挥好干部档案在选用干部上的基础作用。选拔使用干部,关键是知人善任。干部档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据,档案管理部门应及时维护更改干部信息,保证信息的真实可靠,并主动提供所需干部的个体情况,为领导准确选人用人提供重要的依据。同时,可以利用计算机技术,做好档案信息的综合分析,为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料,当好领导的参谋。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才,把资料库变成人才信息库,把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。三是发挥好干部档案的公正凭证作用。要实行开放管理,努力拓宽干部人事档案的利用范围,为干部工作出据历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等,为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。

推行干部人事档案目标管理工作是我市干部人事档案工作逐步走向科学化、制度化、规范化管理的开端,昆明市已经迈出了坚实的一步,但离新形势、新任务要求还有距离。今后,要继续开拓创新、与时俱进,把我市干部人事档案工作推上一个新台阶。