□洪开梅
      人事档案反映干部的履历、思想品德、工作业绩、业务能力等内容，是干部个人自身成长的真实记载，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。随着经济社会的发展进步，规范干部人事档案管理，充分发挥人事档案的利用价值已成为各级党委、政府和单位内部开展组织人事工作决策，分配人力资源配置不可或缺的重要依据。
       一、人事档案的定义及其重要性
      档案是历史的真实记录。人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔、使用干部的重要依据。干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要内容，是国家档案的重要组成部分，是个人身份、学历、资历等方面的重要“凭证”。
      人事档案记载着一个人的成长轨迹，它与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，反映着一个人的德、能、勤、绩、廉等情况，在个人就业、考研、公招、公考、出国政审、转正定级、职称申报，办理养老保险和退休手续等工作中都需要用个人档案来“说话”，如果没有档案，个人的权益就无法得到保障！单位通过利用人事档案，为人事工作进行科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。它是组织人事部门在坚持以人为本，正确配置人力资源，在贯彻执行党的干部路线、方针、政策等工作中如何做到知人善任，选贤举能，做好干部社会保障和福利待遇，为社会主义现代化建设发挥着积极的、不可替代的作用。
       二、干部人事档案管理现状和存在的问题
       近年来各级党委、政府领导高度重视档案工作，把人事档案工作列入重要议事日程，按照《档案法》和《干部档案工作条例》要求，在集中管理干部人事档案的部门、单位，开展了人事档案目标管理工作。在富民县几家干部人事档案目标管理归档整理过程中，我有幸参加了2004年富民县委组织部干部档案的整理和今年（2009年）富民县人事劳动和社会保障局干部人事档案的规范整理工作。在两次参与整理干部人事档案过程中，发现目前干部人事档案管理工作主要存在档案材料缺失、手续不全、内容失真、内容信息单一等问题，没有严格按照条例要求进行规范、科学有效的管理。
 1.档案材料缺失。对一些本该有的干部履历表、年度考核表、学历、专业技术职务和工人技术等级、入团入党材料、表彰处分材料、工资变动审批表、招聘录用审批表、劳动合同等材料不全，散失较多。主要原因：一是对人事档案认识不到位。各单位及其干部职工对人事档案认识不够，在填写表格时能省则省，姓名改变了也不写曾用名，也没有更改姓名材料，这给材料的归档造成了很大的麻烦，使档案整理人员无法正确辩认其个人档案材料中应保存哪些材料。对那些“重要”的学历、培训、职称和职务审批等材料一旦落入个人手中就不愿拿出来，认为这样更安全，自己用起来也更方便。二是在人事档案管理工作中没有将材料及时进行收集归档。在开展人事档案目标管理之前，在集中管理干部人事档案的部分单位，没有设专职人员对人事档案进行日常管理，他们往往身兼数职，对所形成的人事档案材料，只能作为要保存的资料加以收集堆放，不能做到及时归档，导致个人档案材料内容不全，更严重的是，有的同志工作调离时也没将应归档的材料及时放入个人档案中，也没及时对个人档案进行转递。
      2.档案材料手续不全。在个人的人事档案材料中，有的手续未全就放入个人档案。应该贴照片的地方少了照片，应该签字的地方少了签字，应该盖章的地方少了盖章。如干部履历表有的没有照片，有的本人没有签字，有的审核单位没有盖章；考核表有的没有填写考核等次，有的没有个人签字，有的没有单位或审核单位盖章；有的工资变动审批表单位未盖章；有的党员转正后没有在《入党志愿书》中载明或者没加盖支部和党委公章；有的甚至连毕业生登记表也没有学校盖章。
       3.档案材料内容失真。对人事档案来说，内容的真实性是人事档案的生命，而广大干部职工在填写个人材料信息时，内容前后不一。在年龄、工龄、党龄、学历“三龄一历”的填写方面随意性较高，对出生年月的填写，有时填写公历、有时填写农历，还有个别人员的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”，入党、入团时间也只是进行大致填写。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，怎么有利于自己就怎么写，单位及人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映干部的真实情况，给档案的利用带来很大的困难。
      4.档案材料信息单一。在干部人事档案中，有些档案材料信息内容单一，不能满足现实发展的需要。记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人德、能、勤、绩等方面的内容少，直接影响到人事档案的整理质量和有效利用。
      5.管理不规范。有的地方还未开展干部人事档案目标管理工作，对人事档案的管理没有相对集中进行统一管理，仍采用传统的由单位、部门采用“档随人走”的管理模式，形成人事档案多头管理，没有按照《档案法》和《人事档案工作条例》要求建立健全人事档案管理各项制度，没有对人事档案材料进行收集、鉴别，规范化整理归档，没有启动干部人事档案电子信息管理系统，大部分靠手工操作，费时、费力，效率低，现代化、信息化、科学化管理水平不高，给开展人事档案利用带来很多不便，既影响人事档案管理质量，又束缚了人才流动和对人事档案的有效利用。
       三、规范人事档案管理，提高人事档案利用价值的几点建议
      人事档案的利用是开展人事档案工作的目的，是衡量人事档案工作质量的一个标准。随着社会主义经济体制改革和人事制度改革的不断深入，非公有制经济组织、外资企业、社会中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，国家机关企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，对人才资源进行社会化配置，加快了人才资源的流动性，要使人事档案管理紧跟干部工作需求，充分发挥人事档案的利用价值，我们就应该按照《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》要求开展人事档案目标管理工作。提高广大干部职工档案意识和提高人事档案管理人员的综合素质，启动干部人事档案电子信息管理系统对人事档案进行科学、规范管理，提高人事档案管理水平和利用价值。
       (一)加大宣传力度，提高档案管理人员的综合素质
      真实是人事档案的生命，是人事档案管理的重点，也是人事档案得以有效利用的前提。然而人事档案来源于每一个干部职工，来自于众多单位、部门及其具体的业务人员之手，为保证人事档案材料的真实性和可靠性，我们就要提高广大干部职工的档案意识，特别是要提高档案管理人员的综合素质，从源头遏制人事档案材料缺失，手续不全，内容失真和单一等问题。
      1.加大宣传力度。在广大干部职工中学习宣传《档案法》、《干部人事档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》，学习人事档案《收集制度》、《鉴别归档制度》、《整理工作制度》、《安全保密制度》、《查(借)阅制度》、《转递制度》、《检查核对制度》等日常管理人事档案工作各项规章制度，不断增强广大干部职工的档案意识，营造良好的社会氛围，为做好人事档案工作提供有力保障。
      2.提高人事档案管理人员的综合素质。人事档案管理工作开展得好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的综合素质。作为人事档案管理人员，要不断提高自身政治素质和专业素质，把人事档案工作作为一项政治工作来开展。根据《干部人事档案管理人员工作职责》要求，做到坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，能在繁杂、琐碎，平淡、枯燥和单调的工作中保持高度的责任心，有了责任心，才能对自己负责，对所管档案负责，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源来保管和利用。人事档案管理人员要不断的通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更要做到了如指掌，只有这样才能减少工作中的失误和差错，不断提高档案质量和工作效率，不断探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有效的人事信息资源。
       (二)实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化
       收集归档工作是干部人事档案工作的重要环节，收集归档工作做不好，干部人事档案就成了“无源之水，无本之木”。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范将直接影响进档材料的质量。我们要及时收集那些能反映干部德、能、勤、绩、廉的档案材料，以改变档案信息资源的单一性。对收集到的档案材料，应从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
      (三)改进档案的检索与查阅方法
      利用计算机管理人事档案，提高档案管理信息化。分类管理人事档案，国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并进行管理，对其余人员档案的检索，则应打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。在录用干部、干部调动工作时要及时转递档案，做到“档随人走”，避免“人档分离”。
      (四)开展人事档案目标管理工作
      开展人事档案目标管理。成立专门管理人事档案的工作机构，设专职人员对人事档案进行管理，安排所需经费，做好人事档案各项基础设施建设，建立健全并严格执行人事档案管理各项规章制度。建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让人事档案的内容更充实，更能全面反映档案人员的真实情况。明确人事档案材料鉴别内容和归档要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查缺补漏。采取切实有效的措施，减少对人事档案人为的破坏，保障人事档案安全，以延长人事档案的使用寿命。明确人事档案利用方式、方法，以保证人事档案的安全性和真实性。
      (五)完善人事档案管理工作制度
      人事档案的性质决定了人事档案工作是一项极其严肃的工作，建立健全人事档案管理各项制度，使人事档案工作有规可循，有章可依。要加强人事档案管理，人员是基础，制度是保障。建立人事档案管理《收集制度》、《鉴别归档制度》、《整理工作制度》、《安全保密制度》、《查(借)阅制度》、《转递制度》、《检查核对制度》等人事档案管理制度，要求人事档案管理人员严格按照人事档案管理工作的各项规章制度对人事档案进行日常管理和提供利用，以制度维护管理，以管理保证质量，切切实实做好人事档案管理工作，使人事档案工作走上科学化、制度化轨道。
      (六)利用现代化管理手段加强对人事档案工作管理
      信息化是社会发展的必然趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的利用效率和管理水平，以实现人事档案信息化管理，做到与时俱进。不断学习和掌握现代档案管理工作的新理论与新技术的运用，开拓创新，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制更人性化、更完善、更科学的人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，对人事档案信息数据实行联网共享，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和系统跟踪。
      总之，要使人事档案工作做到与时俱进，就要运用科学的管理手段进行规范化管理，使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公共信息平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利，才能提高档案的利用价值，才能使人事档案更好地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。
                                                           (作者单位：富民县人事劳动和社会保障局)